¿Es necesario que las SAS tengan un representante legal en Colombia?

Colombianos con empresa en Colombia pero viviendo en el exterior,  extranjeros  que invierten en el país pero no se trasladan.  ¿Es necesario que las SAS tengan un representante legal en el sitio en donde desarrolla sus negocios?

En pleno año 2017 lo ideal sería decir que no, que todo se puede hacer por internet y aquello que no sea posible, pues no vale la pena.  Pero la lógica no siempre impera, digamos que la razón no siempre gana.

Cambio de nombre de la sociedad

La identificación de una empresa se realiza mediante la “razón social” y el NIT. Lo que denominamos razón social, no es más que el nombre que se le dio a la compañía en el momento de su constitución.

Las cámaras de comercio no se encargan de realizar tramites de protección de marca, en la revisión para la inscripción solo constatan que no existe homonimia exacta, es decir que una empresa tenga el mismo nombre de otra, por lo que en varias de las entradas de esta revista hemos recomendado proceder con el registro de la marca y no conformarse con el nombre de la compañía.

Lea aquí Al crear empresa, ¿Cómo escoger el nombre?.

Cuando la empresa esta interesada en cambiar de razón social erróneamente considera que se enfrenta a un trámite complejo y que puede tardar mucho, La verdad es que corresponde a una de las modificaciones más sencillas en las características de una sociedad y se puede completar en un tiempo máximo de cuatro días. Es una reforma estatutaria pues el nombre es un elemento necesario del contrato social y su modificación supone una reforma a dicho estatuto.

Es necesario radicar el cambio por lo menos de forma obligatoria ante dos instituciones. En primer lugar en la Cámara de Comercio, pues es la entidad que certifica la existencia y los cambios de la 

y en la DIAN, pues el RUT, debe reflejar la información del certificado de cámara de comercio. Como es lógico primero se debe concurrir a la Cámara y posteriormente hacerlo en la DIAN.

Las compañías, incluso aquellas de un sólo accionista, se manifiestan por medio de la asamblea y comunican sus decisiones por actas escritas, es decir no basta con que el socio principal se acerque a la Cámara de Comercio y presente su intención, sino que debe formalizar dicha decisión en un acta de la compañía.

En el caso de las sociedades anónimas, limitadas, en comanditas simples y por acciones debe elevarse el acta a escritura pública, en el caso de las S.A.S (Sociedades por acciones simplificadas) podrá hacerse a través de documento privado inscrito en el registro mercantil.

El cambio de nombre no significa transformación alguna en la persona jurídica, la empresa sigue siendo exactamente la misma, continua identificándose con el mismo NIT y no es necesario volver a firmar los contratos, escrituras o documentos suscritos en el pasado, aunque si es recomendable manifestarlo a clientes y proveedores pues en el futuro las comunicaciones y facturas deben presentarse con el nuevo nombre.

A continuación un modelo de acta de una S.A.S, modificando la razón social

 ASAMBLEA (EXTRAORDINARIA /ORDINARIA) DE SOCIOS

DE LA SOCIEDAD __________

NÚMERO ______

En la XXXXX (ciudad) a los XXXX (días) días del mes de XXXX de XXXX (año), siendo las XXXX (hora), se reunieron en sesión (ordinaria o extraordinaria), los socios de la sociedad XXXXX (razón social anterior), en las oficinas de la misma, situadas en la XXXXXX (dirección de la empresa), previa convocatoria efectuada por XXXXXXX (nombre) en su calidad de XXXXXXX (Gerente, representante legal, presidente), mediante XXXXX (indicar el medio a través del cual se convocó) (o señalar si se trata de una reunión universal) de fecha XXXXX, con el fin de desarrollar el siguiente orden del día:

1.- Verificación del quórum
3.- Aprobación del orden del día
3.- Nombramiento del Presidente y Secretario de la reunión
4.- Cambio de denominación o razón social 
5.- Aprobación del texto integral del acta

1. Verificación del quórum

Al momento de iniciar se encontraban presente mediante comunicación simultánea o sucesiva los siguientes Accionistas:

Accionista	Participación	Nº Acciones	Valor
XXXXX	XX%	XXX	$XXXX
XXXXX	XX%	XXX	$XXXX
Total	100%	XXXX	$XXXX

Al encontrarse XXXXXXXXXXXXX acciones, (XXXX) que representan el 100% de la totalidad del capital suscrito de la sociedad, se encontró que existía quorum valido para deliberar y decidir

2. Aprobación del orden del día

Cumpliendo con los preceptos señalados en los Estatutos de la Sociedad, la Asamblea extraordinaria se celebró conforme a los mismos,

Una vez leído el orden del día se aprueba por unanimidad.

3. Nombramiento de presidente y secretario de la reunión

Por unanimidad se designa para presidir la reunión a XXXX y para ejercer la secretaría a XXXX.

4. Cambio de denominación o razón social 

El presidente toma la palabra para proponer la modificación de la razón de la compañía debido a que XXXXXXXXXXXX (Se exponen los motivos por los cuales se requiere efectuar la reforma Conveniencia comercial - evitar confusiones con otras empresas etc). Proponiendo como nuevo nombre _______________________

Por unanimidad (o el número de votos a favor y en contra) la nueva denominación de la sociedad es ________________________

5. Aprobación del texto integral del acta

No habiendo más asuntos que tratar, el presidente propone un receso con el fin de elaborar el acta respectiva. Siendo las XXX (A.M. o P.M.), el secretario(a) da lectura a la misma la cual es aprobada por unanimidad (o el número de votos a favor o en contra).

Presidente de la reunión          Secretario de la reunión
Firma                                               Firma

Se autoriza la presente acta por ser fiel copia tomada del original.

Firma de:

(Secretario de la reunión o representante legal de la sociedad)

Igualmente recuerde siempre realizar la consulta previa sobre homonimia y así evitar que el nombre que haya sido escogido para la modificación ya se encuentre registrado.

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El representante Legal de una sociedad. Riesgo y limitaciones.

El emprendedor natural es todo y todos en una empresa, es el único accionista, es el representante legal, es el contador (o lo pretende). En estas situaciones no existe riesgo alguno de fraude pues todas las situaciones son tocadas por su decisión.

Cuando los proyectos crecen es necesario delegar responsabilidades y dicha delegación implica en si mismo el riesgo de no decidirlo todo.

En una empresa pequeña e incluso mediana con  pocos trabajadores, los socios mantienen control sobre los grandes aspectos de la compañía pero delegan la función de Representante Legal en el gerente o quien dirige la operación. Este nombramiento muchas veces motivado por la confianza o la necesidad de contar con alguien siempre presente es normalmente una decisión que no sopesa sus reales implicaciones.

El Representante Legal es la voluntad de la empresa, es quien obliga o compromete a la compañía con su firma o manifestaciones, mientras que los socios carecen de dicho poder. Un ejemplo típico puede ser el de un accionista de cualquier empresa listada en bolsa, ninguna de sus accionistas, ninguno de los 434.136 accionistas de Ecopetrol puede con su firma decidir sobre el destino de un barril, un lápiz o un empleado de Ecopetrol, pues todos, o por lo menos la mayoría han escogido al representante, quien no solo decide sobre barriles lápices y empleados, sino que compra compañías, hace exploraciones o invierte en nuevas empresas.

Esto mismo pasará con su compañia, por esto es necesario limitar el poder del Representante Legal para que deba consultar a los accionistas sobre las decisiones que pueden afectar de forma grave la sostenibilidad o el futuro de la persona juridica.

Ahora, señor empresario-emprendedor piénselo  ¿quien es el representante de su empresa? ¿Recuerda si en los estatutos estableció alguna limitación?  Si la respuesta es no, entonces su representante legal puede desde firmar acuerdos y contratar empleados, hasta comprar casas, ser codeudor de obligaciones ajenas , y si su objeto social lo permite, hasta decidir sobre explotaciones petrolificas.

En el sistema legal colombiano, estas limitaciones se determinan en los estatutos, comúnmente como un parágrafo de las funciones del representante legal y quedan consignados de forma publica en el certificado de Cámara y comercio de su empresa, de forma que cualquier persona puede revisar cuales son los poderes del Representante Legal y NO PUEDE  alegar su desconocimiento. Esto es, que si su representante vende o contrata cuanto no podría por que no estaba autorizado, dicha operación no obliga a su empresa sino que implica su responsabilidad personal, será él entonces quien tendrá que se deudor solidario o buscar petróleo.

Muchas compañías llevan esta lógica al absurdo e imponen limitaciones que hacen imposible la operación de la empresa,  si usted impide que el representante legal firme contratos o determina como limite una cuantía demasiado baja, el mismo requerirá autorización  de acta de asamblea para suscribir cualquier documento. No existe un limite teórico, por lo que siempre depende del negocio que este gestionando.

En conclusión una de las decisiones fundamentales al momento de nombrar un representante legal es que porcentaje de confianza debo dar y siempre interponer limitaciones ya sea de materia o de cuantía para eliminar lo que en España denominan PODER DE QUIEBRA

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Cuna de emprendedores: estas son las ciudades más fértiles para el desarrollo de startups

Crear una empresa exitosa es todo un reto. Sin embargo, los emprendedores son un grupo de personas que suele enfrentarse a todo tipo de contrariedades para llevar adelante sus proyecto.

Si bien la vocación emprendedora es muy importante para tener éxito, el incentivo por parte de los gobiernos es necesario. Algunas ciudades son factores fundamentales, tanto por sus regulaciones como para la inversión.

En un  mapa global realizado por el fondo de inversiones Atomico se revelan las capitales mundiales de ese sector: Londres, San Francisco, Tel Aviv y las capitales nórdicas son siempre parte de este ránking, como también Barcelona, Dublin y Amsterdam.

La inseguridad Jurídica en las Cámaras de Comercio

Con el uso de algunas maniobras ilegales es casi que sencillo para cualquiera, vender los inmuebles de una Sociedad.  Suena incendiario, pero realmente lo es. 

No es que odie a la cámara de Comercio, tal como ella a veces parece hacerlo. 

Para ejemplificar lo que argumento usaremos el ejemplo de un bien inmueble, en donde nuestra legislación es especialmente protectora. Funciona igual con contratos u obligaciones. 

Imaginemos que Juan es propietario de un apartamento en el centro de Bogotá, que llamaremos el “apartamento del Centro”.
Si  Juan desea vender su apartamento es necesario que se acerque personalmente a la notaria para firmar la escritura publica mediante la cual  transferirá el apartamento, o mediante un poder, también presentado ante el notario autorice a alguien para que realice dicha diligencia. 

Paso a paso para crear sucursal de sociedad extranjera en Colombia

A continuación los pasos para la constitución de sucursal de la compañía en Colombia.

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS.

Todos los documentos deben cumplir la cadena de legalización 

Es necesario establecer
1. En que jurisdicción esta la matriz.
2. En que país se va a  otorgar la autorización para la apertura de la sucursal. 

Representante Legal y representante legal Suplente de una Sas.

Representación legal en la S.A.S.

El artículo 26 de la LEY 1258 de 2008, dispone:

“REPRESENTACIÓN LEGAL. La representación legal de la sociedad por acciones simplificada estará a cargo de una persona natural o jurídica, designada en la forma prevista en los estatutos. A falta de estipulaciones, se entenderá que el representante legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. A falta de previsión estatutaria frente a la designación del representante legal, su elección le corresponderá a la asamblea o accionista único”.