La identificación de una empresa se realiza mediante la “razón social” y el NIT. Lo que denominamos razón social, no es más que el nombre que se le dio a la compañía en el momento de su constitución.
Las cámaras de comercio no se encargan de realizar tramites de protección de marca, en la revisión para la inscripción solo constatan que no existe homonimia exacta, es decir que una empresa tenga el mismo nombre de otra, por lo que en varias de las entradas de esta revista hemos recomendado proceder con el registro de la marca y no conformarse con el nombre de la compañía.
Cuando la empresa esta interesada en cambiar de razón social erróneamente considera que se enfrenta a un trámite complejo y que puede tardar mucho, La verdad es que corresponde a una de las modificaciones más sencillas en las características de una sociedad y se puede completar en un tiempo máximo de cuatro días. Es una reforma estatutaria pues el nombre es un elemento necesario del contrato social y su modificación supone una reforma a dicho estatuto.
Es necesario radicar el cambio por lo menos de forma obligatoria ante dos instituciones. En primer lugar en la Cámara de Comercio, pues es la entidad que certifica la existencia y los cambios de la
y en la DIAN, pues el RUT, debe reflejar la información del certificado de cámara de comercio. Como es lógico primero se debe concurrir a la Cámara y posteriormente hacerlo en la DIAN.
Las compañías, incluso aquellas de un sólo accionista, se manifiestan por medio de la asamblea y comunican sus decisiones por actas escritas, es decir no basta con que el socio principal se acerque a la Cámara de Comercio y presente su intención, sino que debe formalizar dicha decisión en un acta de la compañía.
En el caso de las sociedades anónimas, limitadas, en comanditas simples y por acciones debe elevarse el acta a escritura pública, en el caso de las S.A.S (Sociedades por acciones simplificadas) podrá hacerse a través de documento privado inscrito en el registro mercantil.
El cambio de nombre no significa transformación alguna en la persona jurídica, la empresa sigue siendo exactamente la misma, continua identificándose con el mismo NIT y no es necesario volver a firmar los contratos, escrituras o documentos suscritos en el pasado, aunque si es recomendable manifestarlo a clientes y proveedores pues en el futuro las comunicaciones y facturas deben presentarse con el nuevo nombre.
A continuación un modelo de acta de una S.A.S, modificando la razón social
ASAMBLEA (EXTRAORDINARIA /ORDINARIA) DE SOCIOS
DE LA SOCIEDAD __________
NÚMERO ______
En la XXXXX (ciudad) a los XXXX (días) días del mes de XXXX de XXXX (año), siendo las XXXX (hora), se reunieron en sesión (ordinaria o extraordinaria), los socios de la sociedad XXXXX (razón social anterior), en las oficinas de la misma, situadas en la XXXXXX (dirección de la empresa), previa convocatoria efectuada por XXXXXXX (nombre) en su calidad de XXXXXXX (Gerente, representante legal, presidente), mediante XXXXX (indicar el medio a través del cual se convocó) (o señalar si se trata de una reunión universal) de fecha XXXXX, con el fin de desarrollar el siguiente orden del día:
1.- Verificación del quórum
3.- Aprobación del orden del día
3.- Nombramiento del Presidente y Secretario de la reunión
4.- Cambio de denominación o razón social
5.- Aprobación del texto integral del acta
1. Verificación del quórum
Al momento de iniciar se encontraban presente mediante comunicación simultánea o sucesiva los siguientes Accionistas:
Accionista
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Participación
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Nº
Acciones
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Valor
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XXXXX
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XX%
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XXX
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$XXXX
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XXXXX
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XX%
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XXX
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$XXXX
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Total
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100%
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XXXX
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$XXXX
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Al encontrarse XXXXXXXXXXXXX acciones, (XXXX) que representan el 100% de la totalidad del capital suscrito de la sociedad, se encontró que existía quorum valido para deliberar y decidir
2. Aprobación del orden del día
Cumpliendo con los preceptos señalados en los Estatutos de la Sociedad, la Asamblea extraordinaria se celebró conforme a los mismos,
Una vez leído el orden del día se aprueba por unanimidad.
3. Nombramiento de presidente y secretario de la reunión
Por unanimidad se designa para presidir la reunión a XXXX y para ejercer la secretaría a XXXX.
4. Cambio de denominación o razón social
El presidente toma la palabra para proponer la modificación de la razón de la compañía debido a que XXXXXXXXXXXX (Se exponen los motivos por los cuales se requiere efectuar la reforma Conveniencia comercial - evitar confusiones con otras empresas etc). Proponiendo como nuevo nombre _______________________
Por unanimidad (o el número de votos a favor y en contra) la nueva denominación de la sociedad es ________________________
5. Aprobación del texto integral del acta
No habiendo más asuntos que tratar, el presidente propone un receso con el fin de elaborar el acta respectiva. Siendo las XXX (A.M. o P.M.), el secretario(a) da lectura a la misma la cual es aprobada por unanimidad (o el número de votos a favor o en contra).
Presidente de la reunión Secretario de la reunión
Firma Firma
Se autoriza la presente acta por ser fiel copia tomada del original.
Firma de:
(Secretario de la reunión o representante legal de la sociedad)
Igualmente recuerde siempre realizar la consulta previa sobre homonimia y así evitar que el nombre que haya sido escogido para la modificación ya se encuentre registrado.
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