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Las Asambleas o juntas de socios de las sociedades, deben reunirse ordinariamente, por lo menos una vez al año, y extraordinariamente cada vez que las circunstancias o las necesidades lo exijan. Las decisiones que se adopten en dichas reuniones, siempre y cuando cuenten con los requisitos de quorum y mayorías exigidos, son obligatorias para todos los socios, tal como lo dispone el artículo 188 del Código de Comercio.
Los pequeños y medianos empresarios, constantemente deben estar realizando reformas al contrato social, ajustes, nombramientos, y demás aspectos necesarios para el desarrollo de la sociedad; modificaciones que en principio parecen sencillas de plasmar, pueden convertirse en complejos procedimientos cuando se presentan las actas para su revisión ante la Oficina del Registro mercantil.
En efecto el artículo 189 del Código de Comercio dispone:
ARTÍCULO 189. <CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS>. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
Básicamente esta es la directriz general dada por la normatividad mercantil para la realización de las actas, y en la cual hay que señalar como primer aspecto relevante es que para la inscripción en el registro mercantil, basta con una copia expedida por el secretario o por algún representante de la sociedad.
